TAREA 4 :

COMIENZA EL RETO.

Como ya resumía en la Tarea 3, mi reto se trataba de una pequeña implementación en el trabajo actual, consistente en “Facturar las prestaciones de asistencias a personas extranjeras, desde el mismo Centro donde se le atiende”.

Con este reto, se pretende acortar los trámites administrativos actuales, iniciar y finalizar el proceso administrativo desde la misma Unidad donde se produce, buscado un Valor Público añadido, al disminuir plazos actuales, disminuir o eliminar documentos en formato papel y resolver las incidencias con el usuario extranjero delante y conseguir una misma orientación de todos los profesionales que participan en este proceso, tirando todos hacia la misma dirección, incrementando los objetivo propuesto.

Os recuerdo los objetivos de forma resumida.

1.- Mejora en la atención usuario extranjero:

-Proceso administrativo integral en cada Centro con interacción directa con lo usuarios.

2.- Mejora de los objetivos Ecológicos:

- Reducción progresiva de consumo de papel, tinta o tóner de impresión.

3.- Mejora de los objetivos Económicos:

-Incremento en la eficiencia, mediante la reducción costes en material oficina, e incrementando el número e importes de las liquidaciones realizadas a los usuarios extranjero.

La metodología planteada para llevar a cabo el reto, se procedería en tres procesos, que se iniciarían al unísono:

1.- Proceso de descentralización gradual y participativa

2.- Definición de dos niveles de prestación de servicios.

3.- Soporte del proceso electrónico y Cuadro de mando.

El proceso de descentralización se ha iniciado mediante jornada de presentación del proyecto, con las tres Unidades Pilotos seleccionadas de los Centros. En ella se le explico en que consiste el reto planteado de descentralización, se compartieron las ventajas e inconvenientes de su implantación y se valoraron de los factores que favorezcan dicho proceso.

Pretendemos hacer de formadores de formadores, el proceso de implementación de los retos se lleve a cabo por los propios profesionales seleccionados de los centros pilotos, que posteriormente serán los formadores de sus propios centros y del resto de centros, en una formación trasversal

Se ha iniciado el proceso de formación mediante el desplazamiento de personal de la Unidad de Prestaciones a los propios Centros Pilotos. Se ha creado un grupo interno de correo electrónico exclusivo para el proyecto, donde todos las dudas, problemática y resoluciones se pondrán en común entre todas la unidades para que se pueda realizar un proceso compartidos y participativo, y arbitrándose un vehículo de comunicación exclusivo y rápido.

Se han obtenido las acreditaciones personales para el acceso a los aplicativos corporativos por parte de los nuevos formadores, se han recogido las principales dificultades que se han encontrado para realizar las liquidaciones directamente en los centros, y creación de los ficheros electrónicos de soporte de documentación para la facturación en cada centro.

Con todas las experiencias y propuestas de resoluciones vistas en cada piloto, se pretende realizar nueva secciones de trabajo conjunto, para analizar las principales problemáticas encontradas, evaluar las posibles resoluciones y aprender de las experiencias de otros Compañeros que haya implantado la facturación descentralizada.

Bueno aunque está en sus primeros pasos, ya se ha conseguido contagiar nuestros compañeros de que este proyecto es viable, hemos creado un ámbito de relación profesional entre los dos niveles, aplanando la organización.

Desde la Unidad de Prestaciones, se ha diseñado y creado Cuadro de Mando soporte del proceso que nos permita evaluar mensualmente el impacto real de la facturación diferenciado pro centros, a medida que se vayan incorporando con lo facturación realizada en años anteriores.

Un saludo para todos.