TAREA 3 :
ASUMIR UN NUEVO RETO.
Después de pensar un reto que pudiera plantearse y
desarrollarse a lo largo de este curso y que a su vez supusiera una pequeña implementación
en el trabajo que actualmente desarrollo; me he decido junto a mis compañeros
de la Unidad de Prestaciones, el “Facturar las prestaciones de asistencias a personas
extranjeras, desde el mismo Centro donde se le atiende”.
Con este reto, se pretende acortar los trámites administrativos
actuales, iniciar y finalizar el proceso administrativo desde la misma Unidad
donde se produce, buscado un Valor Público añadido, al disminuir plazos actuales,
disminuir o eliminar documentos en formato papel y resolver las incidencias con
el usuario extranjero delante.
Como todo proceso de descentralización de
competencias o funciones se debe de dar una serie de condiciones que favorezcan
dicho procesos. Los factores que influyen en la centralización y
en la descentralización:
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Centralización
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Descentralización
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Épocas de crisis.
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Empresa geográficamente dispersa.
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Entornos estables.
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Entornos dinámicos.
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Los puestos inferiores carecen de los
conocimientos globales.
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Los puestos inferiores están preparados para la
toma de decisiones.
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Decisiones muy significativas.
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Decisiones rápidas.
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Qué ventajas e inconvenientes que debemos sopesar
ante un proceso de descentralización o de transferencia de la autoridad de la
toma de decisiones a unos niveles más bajos dentro de la organización
(estructuras planas):
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Ventajas
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Desventajas
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Decisiones tomadas por quienes conocen el
problema, los procesos y los productos.
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Mayores costos de capacitación y preparación de
los puestos inferiores.
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Rapidez en la toma de decisiones.
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Enseñar a delegar.
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Aumentan la motivación y
la satisfacción en los puestos de trabajo.
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Sistemas de planificación y control más
sofisticados.
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OBJETIVOS:
1.- Mejora en la atención usuario extranjero:
-Proceso administrativo iniciado y finalizado en un
solo trámite, y en el mismo Centro donde se produce.
-Posibilidad de poder acceder directamente con el
usuario a la resolución de cualquier duda del proceso.
2.- Mejora de los objetivos Ecológicos:
- Reducción progresiva de consumo de papel, tinta o
tóner de impresión, al escanear la documentación del usuario sin necesidad de
tener que imprimirlas y tener que remitirlas a la Unidad de prestaciones, para
su proceso de facturación.
3.- Mejora de los objetivos Económicos:
-Reducción progresiva del consumo de papel, tinta o
tóner.
-Aumento del importe de facturación a usuarios
extranjeros, por errores de documentación e identificación e incrementando los
conceptos facturables recogiéndolos desde el mismo momento que se prestan.
METODOLOGÍA
PARA LLEVARLO A CABO:
1.- Proceso de descentralización gradual y participativa,
eligiendo centros pilotos. Aprendiendo de las dificultades encontradas en los
primeros procesos, realizándolo de forma participativa conjunta de todos lao miembros
de la Unidad de Prestaciones y de los Centros, sumando experiencias desde cada
nivel de la organización.
Analizando experiencias parecida en nuestro
entorno, que hayan supuesto una mejora para la organización.
2.- Creando dos niveles de prestación de
servicios; un nivel primario de atención en los Centros y un segundo nivel
de resolución de dudas o consultas en la Unidad de Prestación.
3.- Generando un fichero electrónico de soporte
a la facturación por cada centro, así como elabora un cuadro de mando
de registros de liquidaciones e importes por centro, que permitan evaluar el
impacto del proceso de descentralización en el total de liquidaciones e
importes facturas por prestaciones a usuarios extranjeros.
Aunque el reto ya ha empezado, con la determinación
desde la Unidad de Prestaciones, de inicio del proceso de descentralización, la
evaluación de las ventajas e inconvenientes de su implantación y de la valoración
de la existencia de los factores que favorezcan dicho proceso. La próxima semana
se inicia el proceso de formación y evaluación conjunta con tres Centros
Pilotos, que espero poder ir contando.
Un saludo a todos!!
