TAREA 4 :
COMIENZA EL RETO.
Como ya resumía en
la Tarea 3, mi reto se trataba de una pequeña implementación en el trabajo
actual, consistente en “Facturar las prestaciones de asistencias a
personas extranjeras, desde el mismo Centro donde se le atiende”.
Con este reto, se
pretende acortar los trámites administrativos actuales, iniciar y finalizar el
proceso administrativo desde la misma Unidad donde se produce, buscado un Valor
Público añadido, al disminuir plazos actuales, disminuir o eliminar documentos
en formato papel y resolver las incidencias con el usuario extranjero delante y
conseguir una misma orientación de todos los profesionales que participan en
este proceso, tirando todos hacia la misma dirección, incrementando los objetivo
propuesto.
Os recuerdo los objetivos de forma resumida.
1.- Mejora en la atención usuario extranjero:
-Proceso administrativo integral en cada Centro con
interacción directa con lo usuarios.
2.- Mejora de los objetivos Ecológicos:
- Reducción progresiva de consumo de papel, tinta o
tóner de impresión.
3.- Mejora de los objetivos Económicos:
-Incremento en la eficiencia, mediante la reducción
costes en material oficina, e incrementando el número e importes de las liquidaciones
realizadas a los usuarios extranjero.
La metodología planteada para llevar a cabo el reto, se procedería en tres procesos, que
se iniciarían al unísono:
1.- Proceso
de descentralización gradual y participativa
2.- Definición de dos niveles de prestación de servicios.
3.- Soporte
del proceso electrónico y Cuadro de mando.
El proceso de descentralización
se ha iniciado mediante jornada de presentación del proyecto, con las tres Unidades Pilotos seleccionadas de
los Centros. En ella se le explico en que consiste el reto planteado de descentralización,
se compartieron las ventajas e inconvenientes de su implantación y se valoraron
de los factores que favorezcan dicho proceso.
Pretendemos hacer
de formadores de formadores, el proceso de implementación
de los retos se lleve a cabo por los propios profesionales seleccionados de los
centros pilotos, que posteriormente serán los formadores de sus propios centros
y del resto de centros, en una formación trasversal
Se ha iniciado el
proceso de formación mediante el desplazamiento de personal de la Unidad de Prestaciones
a los propios Centros Pilotos. Se ha creado un grupo interno de correo electrónico
exclusivo para el proyecto, donde todos las dudas, problemática y resoluciones
se pondrán en común entre todas la unidades para que se pueda realizar un
proceso compartidos y participativo, y arbitrándose un vehículo de comunicación exclusivo y rápido.
Se han obtenido las
acreditaciones personales para el acceso a los aplicativos corporativos por
parte de los nuevos formadores, se han recogido las principales dificultades que
se han encontrado para realizar las liquidaciones directamente en los centros, y
creación de los ficheros electrónicos de soporte de documentación para la facturación
en cada centro.
Con todas las
experiencias y propuestas de resoluciones vistas en cada piloto, se pretende realizar
nueva secciones de trabajo conjunto, para analizar las principales problemáticas
encontradas, evaluar las posibles resoluciones y aprender de las experiencias de
otros Compañeros que haya implantado la facturación descentralizada.
Bueno aunque está
en sus primeros pasos, ya se ha conseguido contagiar nuestros compañeros de que
este proyecto es viable, hemos creado un ámbito de relación profesional entre los
dos niveles, aplanando la organización.
Desde la Unidad de Prestaciones,
se ha diseñado y creado Cuadro de Mando soporte del proceso que nos permita
evaluar mensualmente el impacto real de la facturación diferenciado pro centros,
a medida que se vayan incorporando con lo facturación realizada en años
anteriores.
Un saludo para
todos.
